会社辞めて良かった

15年間外資系金融機関で働き、現在はフリーのPMOです。

会議で最初に発言しよう

 

会議のマネジメント - 周到な準備、即興的な判断 (中公新書)

会議のマネジメント - 周到な準備、即興的な判断 (中公新書)

 

私は会社員時代、3回の合併を経験している。

 

3回の内、2回は米系金融機関と日系金融機関の統合であり、様々な文化の違い(衝突?)があった。

 

会議の運営方法は、最大の違いの一つだった。

 

米系の場合、会議資料は2、3日前までに参加者にメールで送付し、「コメントがあればいついつまでに下さい」という但し書きをつける。

 

コメントがあれば反映し、修正資料で会議にのぞんでいた。

 

日系の場合、参加者に事前にアポイントメントを取り、紙でプリントの上、説明を行っていた。

 

8人参加者がいる場合、それぞれに30分の説明を行っていたため、それだけで半日(4時間=30分×8)が潰れる。

 

参加者が取締役や執行役員の場合、アポイントメントを取るのも一苦労で、直前キャンセルも頻繁に発生し、会議準備に数日費やすこともあった。

 

おまけに会議資料を作成するための会議(!)等もあり、大変非効率だった。

 

今回紹介する「会議のマネジメント - 周到な準備、即興的な判断 (中公新書)」では、会議を決める要素は何か、進行役(ファシリテーター)の動きを通じ、会議を取り仕切るためにはどうすべきかを説明している。

 

ビジネススクール等、ケースメソッドと呼ばれる議論中心の学校に行くと、教壇に立つ人をインストラクターではなく、ファシリテーターと呼ぶ。

 

教えるのではなく、授業を円滑に進行させるのが役目であるからだ。

 

本書の第3章「現場では何が起きているか(P73)」では、実際の会議でファシリテーターがどのように動いたかを図(P78)で示しており、会社や学校等の会議で司会進行を行う人にとって、参考になる情報が記載されている。

 

ビジネススクールの組織論クラスで、会議を研究していた教授の言葉を今でも良く覚えている。

 

その教授は、「会議を終わらせたい人は時計を見たり、資料をまとめたり、そわそわしだす。そうしたら、早く会議を終わらせた方がいい」と述べていたが、これも実際の会議で参考になった。

 

具体的に私が会議で心がけていたことは、最初に発言することだ。

 

会議の最初の発言は、結論に影響を及ぼすことが確認されており、参加者もすぐ名前を覚えてくれる。

 

発言が成績に影響を与えるビジネススクール等でも、「最初に発言」作戦は有効であり、これからケースメソッドを使う学校に行く予定の人は是非実践してほしい。

 

外資系企業や海外ビジネススクールでは、「日本人はおとなしい」というステレオタイプがあり、最初に発言することで、その偏見も良い意味で覆せる。

 

当たり前だが、最悪なのは会議に出ても発言しないことだ。

 

「発言しない=いない」と判断される外資系企業や海外のビジネススクールでは良からぬ結末(退職勧告や退学処分等)を招きかねないため、会議では最初に発言することが重要だ。

 

会議のマネジメント - 周到な準備、即興的な判断 (中公新書)

会議のマネジメント - 周到な準備、即興的な判断 (中公新書)